第九章

　　会前的计划和安排主要包括以下12点：

　　①拟定会议议程、日程和程序。议程是指对会议要通过的文件、解决的问题作总体安排。日程是根据会议的议题，对开会期间会议进程的具体安排。②确定与会人员。③会议通知。④会议组织机构。⑤经费预算。⑥会议须知。⑦会议证件。⑧会议报名与报到。⑨会议接待。⑩会场布置。⑾准备会议的文件材料。⑿会议筹备计划安排的注意事项。

　　5、中外秘书布置会场异同分析

　　中外秘书布置会场的相同相似之外，一是会场布置要为会议目的、确保会议效果、为与会者提供良好的开会环境服务，二是会场布置要根据需要，进行周密的设计，认真仔细地实施，每个环节都要亲自检查，不得有任何疏漏。三是会场的座次排列、照明、音响、装饰、空气、会议活动是会场布置必须考虑的重要因素，要根据不同的会议内容、规范进行合理而有序的排列，要与会议主题和会议气氛协调，还要注重文化氛围、美学效果、音响效果和与会者的舒适和方便。

　　差异这处的主要体现，一是大型会议的会场布置，中国强调系统、规范、严谨。各个细节都强调精心设计，仔细安排；而西方则比较灵活。二是中国会场装饰布置，受中国文化的影响，强调典雅、庄重而有意韵；而美英等国的会场布置受西方文化的影响，相对比较自由、浪漫。三是在会场桌椅的排列上，中国强调整齐，变化比较少；而西方则比较富于变化等等。

　　会场是国内国际交流的重要场所。随着国际性交流和国际会议的增多，各国会场布置也出现融合的趋势。不少中国字画出现在外国会议的会场；不少外国会场布置的和做法，也被中国布置会场者所采用或借鉴。

　　中外秘书会前文字材料的差异之处，一是体现在执笔撰稿任务的轻重上。二是体现在对调查研究的重视程度上。三是体现在侧重点的差异上。中外秘书准备会议文字材料，都十分重视报告，特别是主题报告，但对其他文字材料，则各有侧重点。中国不少会议中，典型材料占很大比重，特别是总结性会议、工作研究性会议等，典型材料往往能产生极大的影响，会议秘书对这类材料也极为重视，要花费极大精力。西方国家秘书在准备会议文字材料时，比较重视各类数据报表，通过提供数据报表，让与会者进行定量定性的分析，对问题做出判断。

　　1、中国秘书开会时的事务服务

　　①会议签到。②引导与会者入座。③分发会议文件材料。④内外联系，传递信息。⑤维持会场秩序。⑥处理临时交办的事项。⑦其他会场服务工作。⑧安排发言。⑨会议记录。⑩分组讨论安排。⑾安排仅参加某一阶段会议活动的特殊与会者的活动。⑿安排发奖和选举、表决等活动程序，并组织操办具体事务。

　　美国要求会议秘书在开会期间的会议期间，会议秘书每天都要按会议日程理出一份清单送交给负责提供服务的负责人。

　　英国秘书开会时的事务

　　①提前到会场，带去一切会议所需的物品。②摆好会场方向指示牌。③确保座位安排就序。④务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具。⑤提供饮用水和杯子。⑥检查与会者在出席登记簿上的签名。⑦宣读上次会议记录、缺席道歉及其他信件。⑧为主持者提供必要的资料。⑨做会议记录，详细记录做出的决定，指明谁提出的建议，谁附议，及投票结果。会议记录最突出的特征是其具有原始记录性。

　　美国秘书作会议记录要求以下基本内容：

　　①开会时间、地点。②主持人的姓名、职务。③会议类型（例会、特别会议、全体会议、委员会、董事会）。④20人以下的小型会议要记录出席者、缺席者名单；大型会议需要检查法定人数。⑤在议事日程上写明工作顺序。⑥提出的提议，以及被采纳或否决的情况，采取什么表决方式（举手、发言或用选票等），是否一致不记附议人的姓名等等。⑦一般没有必要对讨论做详细记要。⑧记录要符合实际、简明扼要、抓住重点、紧密围绕会议议题和议程纪录，记录本质问题，一般对会议的提议和决议要逐字逐句地记载。⑨不能写入记录者的见解或评论。⑩记录稿要送会议主持人审阅。打印稿也要认真核对。

　　英国秘书做会议记录有以下要求：

　　①会议描述。包括会议类型、时间、地点。②与会者姓名，主席的名字写在最前面，办事员的名字写在最后面。③缺席者的请假书。④宣读上次会议记录。⑤问题。⑥一般事务、决议，包括会议上的确切措词。⑦其他事务。按会上进行的顺序记录。⑧决定下次会议的日期。⑨主席签名。⑩会议时间。⑾打印前通常要经主席审阅批准。⑿必须记下每项决议的准确措词及提供者的姓名。附议者可以不记，但必要须记录赞成和反对主要决定的全部论据。⒀如果需要逐字逐句的详细记录，可由速记员或录音机记录。

　　三是基本原则相同。中国强调作会议记录，必须符合其原始记录性的最突出特征，必须如实际记录，不允许记录者加工；美国要求秘书作会议记录必须符合实际，不能写入记录者的见解和评论；英国强制会议记录必须记下每项决议的准确措词，必然记录赞成和反对主要决定的全部论据，这都表明，如实记录是中外秘书作会议记录的基本原则。

　　中外秘书作会议记录的差异之处，一是在格式上存在某些差异。中国会议记录的基本格式是大体统一的。美、英等国的会议记录有正式会议记录和非正式会议记录之分，而且有些会议还专门印制了特殊格式的会议记录格式。虽然在格式排版上有一定的差异，但记录的基本要素是大体相似的。二是某些程序环节上的差异。如英国会议记录中，一般都要求记载宣读上次会议记录的有关情况，有时还要对上次会议记录履行通过手续，并由主席签字。而中国的会议记录中，一般没有此项规定，会议记录只要记录秘书签字和主持会议的领导者审核签字即可，不必在下次会议上宣读和通过。三是某些特殊要求的差异。西方股东会会议记录，记录者必须了解到会股东所持股份的情况，以便在有关问题表决形式决议时按股份数额计算是否通过。这是中国的传统会议记录中一般是少见的。在现代企业体制改革中，不少中国的股份制企业，也采用了这种方式。四是某些记录项目上存在一定的差异。如英国会议记录上，通常有下次会议的时间一项；中国一般未规定此项。中国会议记录落款处，要有记录秘书和主持会议的领导人的签字；而有的国家只要求秘书签字，有的则只要主持会议的领导签字即可。这些差异之外，都是受各国的实际需要和传统的影响。它影响会议记录的功能作用。

　　3、中外秘书会后文字材料工作的异同分析

　　中外秘书会后文字材料工作的相同相似之处，一是对会议所有的文件材料，会后都要进行认真、仔细的清理，不允许任何会议文件材料随意丢散。二是对会议记录会后都要整理成正稿，并打印寄发给有关人员。三是对包括会议记录在内的所有重要会议文件，都要进行整理，立卷归档保存。四是秘书在会后都有一定的文字起草任务，这些文字工作都是为会议服务的。如对会议的新闻报道工作就是比较重视的。

　　会后文字材料工作的差异之处，一是在撰拟文稿的文字工作的任务轻重上存在差异。中国秘书会后文字工作的任务相对较重；西方国家秘书会后文字工作的任务相对较经。二是在会后草拟文字材料的类型上存在差异。中国秘书会后除了整理会议记录外，还要草拟、寄发会议简报、会议纪要，有些重要会议会后还要草拟贯彻执行会议文件精神的有关通知、办法等。西方国家秘书除了整理会议记录外，主要是起草会议摘要，以及起草各种感谢信和祝贺信。三是在草拟过程上也存在某些差异。西方秘书在会后‘寄发礼仪性书信时，往往只要按已定的名单和惯例草拟寄发即可。而中国秘书会后草拟简报、会议纪要和有关传达贯彻落实精神的通知，要经领导的授意和指示，草拟成稿后要经领导者的审批、签署，要按正式发文的程序办理。

　　中外秘书会后催促执行工作异同分析：

　　差异之处体现在中国秘书催促执行会议议定事项的重点，是以下属执行单位为对象，采用各种方式，促进下属执行单位尽快按会议要求完成任务；西方秘书则主要是提醒领导者，以免遗忘记和疏漏。中国秘书在催促中还要了解具体执行情况；西方国家则没有明确规定这方面的要求。中国秘书在催促执行会议议定事项的工作中，要进行催促，要收集执行反馈，要综合反馈信息把握动向，并及时发现问题，向领导反映执行中遇到的问题，若有必要还进行调查研究，协助领导者探求解决问题的办法，工作任务比较重。而西方则未明确规定这方面的内容，会议议定事项的执行，主要靠法规和要责关系的制约。中国虽也有法规和要责关系的制约，但仍把催促、指导作为落实会议议定事项的重要手段。